Thanh toán trong thương mại quốc tế là một trong những khâu quan trọng, đòi hỏi nhiều thủ tục ràng buộc và rủi ro. Ngày nay, nhiều phương thức thanh toán đã được hoàn thiện hơn, chặt chẽ hơn cũng như ít rủi ro hơn và đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên xuất nhập khẩu trong buôn bán quốc tế. Với những phương thức thanh toán phổ biến hiện nay như: thanh toán bằng nhờ thu, thanh toán bằng chuyển tiền, thanh toán bằng phương thức mở thư tín dụng L/C.. thì Công ty TNHH Linh kiện điện tử Nhật Hoa áp dụng chủ yếu là phương thức tín dụng chứng từ (L/C) và phương thức chuyển tiền bằng điện (TT). Và các ngân hàng mà công ty thường xuyên thanh toán các hợp đồng nhập khẩu là ngân hàng Thương Mại Cổ phần An Bình (ABB) và ngân hàng Thương Mại Cổ phần Quân Đội (MBB)
BƯỚC 4: THANH TOÁN PHẦN CÒN LẠI CỦA HỢP ĐỒNG VÀ NHẬN CHỨNG TỪ
Đối với lô hàng có giá trị lớn được thanh toán bằng phương thức chuyển tiền, hoặc đối với phương thức thanh toán bằng L/C thì mới thực hiện nghiệp vụ này.
• Sau khi gửi hàng, bên xuất khẩu sẽ gửi chứng từ cho ngân hàng phục vụ Linh kiện điện tử Nhật Hoa để ngân hàng khống chế chứng từ, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ phối hợp với ngân hàng để kiểm tra bộ chứng từ, nếu chứng từ phù hợp thì Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ tiến hành thanh toán số tiền còn lại cho nhà cung cấp, sau đó ngân hàng sẽ giao bộ chứng từ cho Linh kiện điện tử Nhật Hoa để nhận hàng. Đôi khi bên xuất khẩu gửi cho bên nhập khẩu 01 bộ chứng từ gốc nhưng trên vận đơn ghi rõ “làm theo lệnh” của ngân hàng phát hành thư tín dụng thì Linh kiện điện tử Nhật Hoa phải xin ngân hàng ký hậu vận đơn, sau đó thanh toán và lấy bộ chứng từ đã ký hậu đi nhận hàng.(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
Chú ý: Việc thực hiện nghiệp vụ này đòi hỏi phải nhanh chóng và kịp tiến độ, vì hàng hóa nhập khẩu có thể đã về đến cảng dỡ hàng. Nếu kéo dài thời gian nhận hàng vì lý do chưa ký hậu vận đơn sẽ làm tăng nhiều chi phí có liên quan. Vì vậy, các nghiệp vụ nào cần thực hiện trước để có thể nhận được hàng luôn sẽ được Linh kiện điện tử Nhật Hoa quan tâm và chuẩn bị sớm.
BƯỚC 3: THUÊ TÀU VÀ MUA BẢO HIỂM (nếu có)
• Do Linh kiện điện tử Nhật Hoa chuyên nhập khẩu các thiết bị, vật liệu từ các quốc gia như Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản,…Nên khoảng cách địa lý xa, mặt khác các mặt hàng nhập khẩu có khối lượng lớn nên vận chuyển chủ yếu bằng đường biển. Tùy theo đại điểm của khách hàng mà cảng đến là cảng Hải Phòng hoặc cảng Cát Lái.
• Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hoá có ý nghĩa quan trọng đối với quy trình thực hiện hơp đồng nhập khẩu, Nó trực tiếp ảnh hưởng tới tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hoá và có liên quan nhiều đến nội dung của hợp đồng. Chính vì vậy, khi thuê phương tiện vận tải cần phải hiểu và nắm chắc nghiệp vụ cũng như cần có kinh nghiệm thực tế, nhất là trong trường hợp thuê tàu biển (một lĩnh vực rất phức tạp). Căn cứ vào điều kiện được quy định trong hợp đồng mà việc thuê tàu có thể do bên mua hoặc bên bán thuê,
Hiện tại công ty thường nhập khẩu theo 2 điều kiện là FOB và CIF trong Incoterm 2010.
• Nếu theo điều kiện FOB thì Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ là bên lo việc thuê tàu. Do việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy thông thường, Linh kiện điện tử Nhật Hoa thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty vận tải chuyên nghiệp.
• Để tiến hành thuê phương tiện vận chuyển thì bên nhà cung cấp sẽ thông báo cho Linh kiện điện tử Nhật Hoa về thời gian hoàn thành việc sản xuất, ngày giao hàng dự kiến, cảng bốc hàng.(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
• Lựa chọn Forwarder uy tín và ký hợp đồng chuyển. Sau đó, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ chuyển những thông tin bên bán cung cấp cho Forwarder để chuẩn bị tàu. Khi sắp xếp xong chuyến tàu cho lô hàng, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ thông báo cho nhà cung cấp những thông tin về tên tàu và số hiệu tàu, ngày dự kiến tàu vào nhận hàng, ngày dự kiến rời cảng, đặc biệt là tên người phụ trách và hãng hay đại lý vận tải kèm theo điện thoại và fax liên hệ tại quốc gia bên xuất khẩu.… để nhà xuất khẩu thực hiện đúng nghĩa vụ giao hàng. Trong quá trình chỉ định tàu, Linh kiện điện tử Nhật Hoa phối hợp theo dõi và giám sát việc liên hệ giữa Forwader với nhà cung cấp. Sau đó Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ tiến hành thanh toán cước phí ( trả trước hay trả sau) cho Forwarder theo yêu cầu và ủy quyền cho bên bán lấy vận đơn.
• Nếu lựa chọn điều kiện CIF thì bên phía nhà xuất khẩu sẽ thuê tàu đồng thời chịu mọi chi phí liên quan đến vận chuyển. Sau khi đã thuê phương tiện vận tải, bên nhà xuất khẩu sẽ thông báo tên và số hiệu tàu, lịch vận chuyển của tàu để bên Linh kiện điện tử Nhật Hoa thông báo cho Forwarder tiến hành ra cảng nhận hàng.
Lưu ý: Bên cạnh đó hai bên cũng cần lưu ý phải ghi rõ cảng bốc dỡ hàng trong hợp đồng để hạn chế trường hợp sai sót trong việc vận chuyển. Chẳng hạn như nếu giao hàng ở Hà Nội thì Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ quy định rõ trong hợp đồng cảng dỡ là cảng Hải Phòng cũng như nếu giao hàng tại TPHCM thì Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ quy định cảng dỡ là cảng Cát Lái.
MUA BẢO HIỂM : Bên cạnh việc thực hiện các thủ tục vận chuyển hàng, thuê phương tiện vận tải theo các điều kiện trên. Công ty cũng đồng thời tiến hành mua bảo hiểm cho lô hàng (nếu có)(Quy trình nhập khẩu linh kiện điện tử tại công ty)
Hàng hoá chuyên chở trên đường thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất vì thế để hạn chế những rủi ro trong vận chuyển do thiên tai, quá trình bốc dỡ hàng hoặc do yếu tố thời tiết. Việc mua bảo hiểm là một thủ tục cần thiết trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá giúp đảm bảo nguyên giá trị và chất lượng của lô hàng từ lúc hàng được bốc lên tàu ở cảng đi cho đến khi hàng được chuyển đến tay nhà nhập khẩu. Việc mua bảo hiểm cũng phụ thuộc vào 2 điều kiện FOB và CIF.
• Theo điều kiện CIF, CIP thì nghĩa vụ của người bán phải mua bảo hiểm vì lợi ích của người mua nhưng chỉ phải mua bảo hiểm ở một mức tối thiểu. Còn trong các điều kiện khác, các bên tự quyết định việc mua bảo hiểm nếu họ cảm thấy cần thiết tức là không bắt buộc phải mua bảo hiểm.Các đơn vị kinh doanh khi mua bảo hiểm phải xác lập nên một hợp đồng bảo hiểm.
• Theo điều kiện FOB, Linh kiện điện tử Nhật Hoa sẽ tự mua bảo hiểm cho lô hàng của mình. Thường thì công ty sẽ ký hợp đồng với các công ty bảo hiểm như Bảo Việt, Bảo Minh, Bảo hiểm quân đội, Bảo hiểm Bưu điện PTI, Bảo hiểm PJCO Petrolimex theo điều kiện bảo hiểm loại A.
Để mua được bảo hiểm, Linh kiện điện tử Nhật Hoa cần phải có hợp đồng ngoại thương và các chứng từ liên quan đến việc giao hàng theo hợp đồng đó.
Mua bảo hiểm cho lô hàng được tiến hành theo các nghiệp vụ sau:
- Liên hệ với một trong các công ty bảo hiểm mà Linh kiện điện tử Nhật Hoa thường ký hợp đồng lấy thông tin về cước phí của loại bảo hiểm cần mua.
- Đàm phán và ký kết hợp đồng bảo hiểm.
- Cung cấp đầy đủ các thông tin mà công ty bảo hiểm cần như loại hàng hóa, số lượng, số ký mã hiệu, thư tín dụng, hợp đồng mua bán, hóa đơn; Giá trị hàng hóa;Tuyến hành trình; Điều kiện bảo hiểm; Số vận đơn; Tên phương tiện vận chuyển, ngày khởi hành.
- Điều quan trọng nhất đối với quyền lợi của người mua bảo hiểm là chọn mua theo điều kiện bảo hiểm nào (ICC A, B, C), số tiền bảo hiểm là bao nhiêu (CIF, 110% CIF …) và tỷ lệ phí là bảo hiểm là bao nhiêu? (thường căn cứ theo chủng loại hàng hóa và phương thức đóng gói).
- Thanh toán cước phí và nhận giấy chứng nhận bảo hiểm (Cargo Insurance certificate)
